Vedtekter for Enigma
Vedtektene til Enigma - Linjeforeningen for Informasjonsteknologi og økonomi. Du kan og lese de på Github→ .
§ 1 Navn
Linjeforeningens offisielle navn er Enigma.
§ 2 Formål
Linjeforeningen er studentforeningen for masterstudentene ved linjen Informasjonsteknologi og Økonomi (ITØK) ved Universitetet i Bergen (UiB). Foreningens formål er å tilrettelegge for godt samhold og en god linjekultur, samt oppgaver som: knytte sosiale og faglige relasjoner blant studentene ved studiet, binde og opprettholde kontakt med næringslivet.
§ 3 Organisasjonsform
§ 3.1
Foreningen er en frittstående juridisk person med medlemmer, og er selveiende. At den er selveiende innebærer at ingen, verken medlemmer eller andre, har krav på foreningens formue eller eiendeler, eller er ansvarlig for gjeld eller andre forpliktelser. Enigma er en forening som kun foretar utdelinger til frivillig virksomhet. Eventuelle undergrupper av foreningen som står under foreningen sitt navn vil måtte binde seg til følgende vedtekter til foreningen; § 4 Medlemmer og § 6 Kontingent. § 4 Medlemmer. Komitéer, hvis formål er å legge til rette for sosiale eller faglige initiativ for medlemmene, kan fritt etableres og oppløses av HS. Disse komitéene vil være underlagt HS og drifter i samsvar med retningslinjer og bestemmelser fastsatt av HS. For eventuell valg-, og kontrollkomité må disse etableres og oppløses på generalforsamling.
§ 3.2
Undergruppe av Enigma: Fintech Enigma, Enigma Bryggelag, Enigma Badeklubb, Enigma Friluftsliv, ITØK Futsal
§ 4 Medlemmer
Alle elever ved linjen ITØK på UiB kan bli medlemmer i Enigma. For å bli medlem kreves det ikke kontingent.
§ 5 Stemmerett og valgbarhet
Kun Hovedstyret, heretter referert til som “HS”, i linjeforeningen har stemmerett på styremøter, men ordinære medlemmer kan overvære styremøter ved godkjenning av HS. Alle medlemmer kan velges inn i HS ved generalforsamlingen.
§ 6 Kontingent
Enigma har ingen kontingent.
§ 7 Økonomi
§ 7.1
Foreningenes økonomi tar hovedsakelig utgangspunkt i frivillig arbeid, støtte fra institutt og bedriftspresentasjoner, i tillegg til eventuelt andre organer.
§ 7.2
25% av Enigma sine eksterne inntekter (utenom fra institutt) går til undergruppen Fintech Enigma.
§ 7.3
Økonomiansvarlig forvalter pengene etter diskusjon og godkjennelse av styret. Forvaltningen skjer etter § 2 og § 3.
§ 7.4
Refusjon av penger fra linjeforeningens midler skjer kun ved innlevering av utfylt skjema med henholdsvis tilhørende kvitteringer.
§ 7.5
Kontoens tilhørende bankkort skal kun brukes av styrets medlemmer, med mindre særskilt godkjenning blir gitt. Økonomiansvarlig skal alltid ha oversikt over hvor kortet befinner seg.
§ 7.6
Økonomiansvarlig skal føre budsjett og regnskap over inntekter og utgifter som forløper gjennom perioden han/hun sitter i HS. Årsregnskap skal presenteres av generalforsamlingen før nytt styrevalg blir gjennomført.
§ 8 Generalforsamling
§8.1
Generalforsamling avholdes en gang hvert år, i månedene høstmånedene. HS skal kalle inn til generalforsamling senest 14 dager i forveien.
§ 8.2
Kun Enigma medlemmer er invitert til å delta på generalforsamlingen.
§ 8.3
Under generalforsamlingen skal det først foreligge en liten orientering om hvordan Enigma har gjort det i foregående semester med tanke på økonomi, arrangementer og bedriftspresentasjoner.
§ 8.4
Ved generalforsamling skal det velges inn nye styremedlemmer til HS (se § 9 Valg av styremedlemmer).
§ 8.5
Det skal føres referat fra generalforsamlingen med underskrifter fra alle nye valgte styremedlemmer som verifiseres med leders signatur.
§ 8.6
Dersom det anses nødvendig kan det kalles inn til en ekstraordinær generalforsamling i forskrift med ovenstående paragrafer.
§ 9 Valg av styremedlemmer
§ 9.1
Kandidater som stiller til valg, må være medlem av Enigma.
§ 9.2
Kun medlemmer i Enigma kan avgi stemme.
§ 9.3
For å oppnå gyldig valg av nytt styremedlem, må vedkommende få alminnelig flertall av de avgitte stemmene.
§ 9.4
Dersom en kandidat ikke oppnår flertall av de avgitte stemmene, foretas et bundet omvalg mellom de to kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Hvis resultatet fortsatt er likt, vil loddtrekning avgjøre utfallet. Dersom det bare foreligger en kandidat, skal generalforsamlingen stemme over dens kandidatur. Hvis kandidaten ikke får flertall er det Hovedstyrets oppgave å finne en ny representant som kan oppnå flertall.
§ 9.5
Ved generalforsamling skal det velges inn følgende styremedlemmer:
Leder, Nestleder, Økonomiansvarlig, Arrangementsansvarlig, SOME-ansvarlig, Bedriftsansvarlig, Assistent SOME, Assistent bedrift, Assistent arrangement.
§ 9.6
Alle styrevervene velges i perioder på ett år, fram til neste generalforsamling.
§ 9.7
Dersom et styremedlem avgår, kan en erstatter for styremedlemmet velges inn av HS. Erstatteren sitter da ut gjenværende periode for avtroppende styremedlem.
§ 9.8.1
Foreningen skal ha en valgkomité, denne skal tilstrebe å ha et medlem fra hvert av kullene på ITØK. Dersom et medlem av HS skal være medlem i valgkomitéen er ikke gjenvalg til HS på neste generalforsamling mulig.
§ 9.8.2
Valgkomitéens ansvar er å nominere kandidater til styreverv og eventuelt andre viktige roller i foreningen, i samsvar med vedtektene og gjeldende prosedyrer.
§ 9.8.3
Valgkomitéen skal utarbeide en liste over nominerte kandidater og presentere denne for generalforsamlingen i forkant av valget.
§ 9.8.4
Valgkomitéens medlemmer skal velges for en periode på 1 år av gangen.
§ 10 Hovedstyret
§ 10.1
Hovedstyret er Enigma sitt utøvende organ og skal minimum bestå av: Leder, Nestleder, Økonomiansvarlig, Arrangementansvarlig, SOME-ansvarlig.
§ 10.2
Ved stemmelikhet innad i styret har leder dobbeltstemme.
§ 10.3
Leder innkaller til styremøte til avtalt dag, tid og frekvens.
§ 10.4
Dersom leder ikke er tilgjengelig tar nestlederen over lederens oppgaver og ansvar.
§ 10.5
Medlemmer av HS skal ikke inneha verv eller stillinger i eksterne organisasjoner, foreninger eller foretak som er i direkte konflikt med foreningens formål og interesser, og som derfor kan skape interessekonflikt. Enhver mulig konflikt av slikt slag skal bli rapportert til og bli behandlet av HS for å sikre foreningens beste.
§ 11 Hovedstyrets oppgaver
§ 11.1 Sosialt
HS skal arbeide med å legge til rette for sosial arrangementer. Arrangementer i regi av foreningen skal enten skje på HS initiativ eller på initiativ fra komitéer underlagt foreningen.
§ 11.2 Faglig
HS skal arbeide med å legge til rette for faglige arrangementer, samt støtte opp om medlemmenes krav ovenfor instituttet og andre relevante organ.
§ 11.3 Næringsliv
HS skal jobbe aktivt med å fremme medlemmenes mulighet til å komme i kontakt med næringslivet.
§ 11.3 Medlemmenes krav
HS skal sørge for å fremme medlemmenes krav, og innspill ovenfor instituttet og andre relevante organ.
§ 12 Endring av vedtekter
Endring av vedtekter kan kun skje ved ordinær eller ekstraordinær generalforsamling. Her kreves det 2⁄3 flertall av avgitte stemmer for å få utført en endring.
§ 13 Signaturrett og fullmakt
Det er kun styremedlemmer i Enigma som hver enkelt har formelt prokura. Styrets medlemmer har signaturrett hver for seg. Styrets leder alene
§ 14 Oppløsning (§ 14 kan ikke endres)
Oppløsning av Enigma kan bare behandles på ordinært styremøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2⁄3 flertall, innkaller HS medlemmene til ekstraordinær generalforsamling 1 måned senere. For at oppløsningen skal skje må vedtaket her gjentas med minst 2⁄3 flertall.
§ 15 Avskjediget av styremedlemmer
§ 15.1
Dersom et styremedlem ikke gjør oppgavene som flertallet i styret krever av vedkommende, skal de øvrige styremedlemmene stemme over hvorvidt vedkommende skal få en advarsel eller ikke. Flertallets valg avgjør utfallet. Dersom advarsel gjelder leder, og avstemningen er uavgjort er nestleders stemme avgjørende for utfallet.
§ 15.2
Dersom vedkommende fortsatt ikke gjør det som kreves av han/hun etter at varsel er gitt, skal det bli innkalt til ekstraordinært styremøte, hvor problemet blir lagt frem. Medlemmene stemmer om personen kan fortsette i styret eller ei. Flertallets valg avgjør utfallet. Dersom advarsel gjelder leder, og avstemningen er uavgjort er nestleders stemme avgjørende for utfallet.
Utgave 4 Siste endring 07.10.2024